外贸客户问计划怎么回答

第一步:了解客户需求并进行确认

当客户问及您的项目计划时,首先要礼貌的表示感谢客户的关心。然后需要了解客户具体需要什么信息,是否需要详细的项目周期安排、时间表或成果明细等。此外还要请客户确认您理解的需求是否正确。只有清楚客户的真实要求,才能给出恰当的回答。

第二步:简要介绍项目总体安排

简要介绍项目的大致流程,如项目启动、需求分析、产品设计、开发测试、上线等各个阶段,将它们放在一个大的时间框架里,给客户一个大概的项目进度。但不必附上详尽的工作任务或完成日期,以免给客户带来不必要的压力或造成歧义。同时要强调项目细节安排可以根据实际情况进行调整。

第三步:选择重点工作提要

选择项目安排中一两个重要阶段,比如需求分析或者产品设计阶段,给予一个更详细的说明,说明在这一阶段需要完成的主要工作任务、使用的方法工具以及预计的工作周期。对于其他相对次要的阶段,可以只用一个简单的词语进行概括,避免信息过多造成客户难以接收。

第四步:讨论可能的风险和障碍

在回答计划的同时,客观指出该项目可能面临的一些风险和障碍,比如技术难点、人员安排调整、第三方协作延迟等。这可以让客户了解项目可能出现的变数,同时也表达了自己对项目的真实思考。并说明在面对这些风险时将采取什么对策,以此增加客户对项目进展的信心。

第五步:留足弹性并记录下来

在给出计划响应后,一定要强调计划中可能需要根据实际情况做必要的调整,保留一定的弹性。同时要告知客户,这次沟通的项目计划你将进行记录,并及时与客户沟通如果有任何调整。这样可以让客户放心项目将按预期完成,也为后期的跟进与沟通埋下伏笔。最后要感谢客户的信任,并表达会竭尽全力保障项目顺利完成的决心。

常见问答(FQAS)

问题一:如何具体说明每个阶段的工作任务?

对于重要阶段,可以概括说明主要工作任务,如需求阶段将采访客户,分析商业模式等;设计阶段将确定产品框架与交互原型;但不必给每个任务下定日期,留出足够的弹性。同时强调如果有任何调整都将第一时间与客户沟通。

问题二:如果计划无法按时完成怎么办?

如果预见计划难以如期而成,主动告知客户是最好的选择。同时给出延期的原因并说明采取什么措施减少延迟时间,例如增加人手或加强协调,以重振客户信心。延期决定后务必及时与客户进行沟通确认。

问题三:如何应对可能的风险?

对每一种可能风险都给出相应的预案,比如人员调动可临时聘请咨询师支持;技术难关可提前进行风险评估避免影响进度;第三方合作延迟可以同时启动备选方案等,以将可能的风险降到最小。

问题四:如何跟进项目进度?

定期(如每月或每季)与客户进行跟进会晤,详细介绍上一期间完成的工作以及未来期间的计划,同时收集客户 feedback。如有调整需及时通知客户。保持长期良好的沟通可以增进客户信任。

问题五:如何应对客户追加需求?

一是评估需求增加是否影响原计划;二是与客户商议追加需求的优先级和实现时间;三是根据增量需求重新安排工作与调整计划;四是及时告知客户调整决定,以维持交流的通畅。

更新时间:2024-10-22